事務の志望動機を書こうとして、「正確な作業が得意です」「安定して長く働きたいです」以上の言葉が出てこない。応募する会社ごとに書き分けろと言われても、事務の仕事はどこも似ているように見えて、何を書けば違いが出るのか分からない。多くの人がここで手が止まります。
この記事では、ハローワーク（厚生労働省）の応募書類ガイドをもとに採用担当が志望動機で見ている3つの要素を整理し、未経験・経験者・営業事務・経理事務それぞれの例文、落ちやすいNG例、そしてChatGPTやClaudeを添削に使うときのプロンプトと使い方を紹介します。
事務のキャリア全般の悩みは事務のキャリア完全ガイドにまとめています。
事務の志望動機で採用担当が見ている3つの要素
結論から言うと、事務の志望動機は「なぜこの会社か」「何で貢献できるか」「どう働き続けたいか」の3つに答えていれば通り、どれかが欠けると使い回しに見えます。ハローワークの応募書類ガイド（2024年）も、「貴社の将来性に魅力を感じた」のような一般的な表現ではなく、なぜその会社を選んだか、自分のどこを生かせるか、どんな仕事で役に立ちたいかを具体的に書くよう求めています。
事務は応募が集まる職種です。厚生労働省「一般職業紹介状況」では、全職業の有効求人倍率が2025年度平均で1.20倍だったのに対し、事務的職業はこれを大きく下回る水準で推移しており、1つの求人に複数の応募者が並ぶのが普通です。採用担当は志望動機を「この人は他社にも同じ文章を送っているか」という目で読みます。3つの要素は、その疑いを消すための道具です。
要素1: なぜこの会社の事務なのか
「事務がやりたい」だけでは、どの会社にも当てはまります。求人票の業務内容、扱っている商材、事業所の規模、募集の背景（欠員か増員か）から、その会社ならではの点を1つ拾って理由にします。たとえば「受発注から請求まで一人で担当する」と書かれた求人なら、「業務の幅を持って事務を担いたい」という動機が会社と結びつきます。
要素2: 何で貢献できるのか
前職の経験から、事務に転用できる行動を1つ選び、数字か具体的な場面で示します。「正確です」ではなく「月200件の伝票入力をミス0件で1年続けた」のように書くと、採用側が仕事ぶりを想像できます。未経験の場合は、接客での段取りや売上集計など、事務に近い行動を選びます。
要素3: どう働き続けたいのか
事務は定着率を重視する職種です。長く働く意思を、「安定したい」ではなく「入社後に経理補助や労務手続きも担当できるようになりたい」のように、身につけたい業務の形で書きます。これが自然に出てくると、会社側は育成の見通しが立ちます。
履歴書の欄と職務経歴書、面接で分量を変える
同じ志望動機でも、置き場所で分量が変わります。履歴書の志望動機欄は数行しか無いので、要素1〜3をそれぞれ1文ずつ、合計で欄に収まる分量にまとめます。職務経歴書に志望動機を書く場合は、要素2の実績を数字と場面で少し厚くできます。面接では、書いた内容を1分程度で話せる形に直しておきます。書類の志望動機は「面接で話す原稿の要約」だと考えると、3つの置き場所で内容が食い違うことを防げます。
なお、ハローワークの応募書類ガイドは、履歴書と職務経歴書を「自分には実務能力や強みがあり、企業に貢献できることを伝える書類」と位置づけています。志望動機もその一部で、熱意の表明ではなく、貢献の根拠を示す欄だと考えてください。
志望動機を書く前に用意する材料
- 求人票で目に留まった業務内容・商材・募集背景を1つ
- 前職（またはアルバイト・学校）で事務に近い行動をした場面と、その結果の数字
- 入社後1〜3年で担当できるようになりたい業務の名前
事務の志望動機の例文を未経験・経験者別に見る
結論は、例文は骨組みを借りるものであり、固有名詞と数字を自分のものに置き換えなければ意味がないということです。以下の例文はすべて、要素1〜3の順で構成しています。使うときは、括弧の中を必ず自分の事実で埋めてください。
| 応募者の状況 | 強調する要素 | 貢献の根拠にしやすい経験 |
|---|---|---|
| 未経験（販売・接客から） | 要素2の転用性 | 売上集計、シフト調整、在庫入力、クレーム記録 |
| 未経験（第二新卒・既卒） | 要素3の継続意思 | 学業やアルバイトでの継続、資格学習の記録 |
| 一般事務の経験者 | 要素1の会社選び | 担当件数、改善した業務、引き継ぎ資料の作成 |
| 営業事務を志望 | 要素2の調整力 | 納期調整、見積作成、社内外の連絡の件数 |
| 経理事務を志望 | 要素2の専門性 | 簿記の級、請求・支払処理、月次の締め作業 |
未経験（販売職から一般事務）の例文
店舗での販売業務で、日次の売上集計と発注データの入力を3年間担当し、入力ミスによる差異を月0件で維持してきました。貴社の求人で、受注入力から請求書発行までを一貫して担当する体制と知り、自分の正確さと段取りを事務の仕事として生かしたいと考え志望しました。入社後は受注から請求までの流れを早く覚え、将来的には経理補助も担当できるようになりたいと考えています。
ポイントは、「事務は未経験ですが」と最初に謝らないことです。事務に近い行動の実績から入り、求人票の具体的な体制に結びつけています。未経験で事務に挑む全体の戦略は未経験から事務職に転職する現実的ルートで整理しています。
未経験（第二新卒・既卒）の例文
大学卒業後、飲食店でアルバイトとして2年間勤務し、シフト作成と日次の売上報告を任されてきました。10名分のシフトを希望と人件費の両方を見ながら組む作業を通じて、複数の条件を整理して段取りを立てることに手応えを感じ、事務職を志望しています。貴社が事務担当を新たに1名募集し、書類作成から電話対応まで幅広く任せる方針だと求人で知り、業務の全体を早く覚えられる環境だと考えました。入社後はまず正確な処理を身につけ、3年以内に営業担当の受発注も支えられる事務職になりたいと考えています。
職歴が短い場合は、実績の大きさより「複数の条件を整理した」「継続した」という行動の質と、要素3の継続意思を厚めに書きます。
ブランクがある人（育児後の復職など）の例文
出産前は一般事務として4年間、経費精算と社内文書の管理を担当していました。5年間の育児期間中は、PTAの会計を2年担当し、年間の収支報告書を作成しています。貴社が時短勤務を含む事務の増員をしており、経費処理を中心に担当する体制だと求人で知り、以前の経験を生かして早く戦力になれると考え志望しました。表計算ソフトは自宅で学び直しており、入社後は経費処理から始めて労務手続きの補助も担当したいと考えています。
ブランクは隠さず、期間中に事務に近い行動（会計、書類作成、学び直し）があれば具体的に書きます。無理に埋めるより、復職後にできることを前に出したほうが伝わります。
一般事務の経験者（同職種転職）の例文
現職では総務部で、備品発注・来客対応・月60件の請求書処理を担当し、請求書の処理手順を見直して月5時間の作業を削減しました。貴社が事務担当を増員し、営業部門の受発注も事務が担う体制に移ると求人で知り、現職で身につけた処理の正確さと改善の経験を、業務の幅が広がる環境で生かしたいと考えています。将来的には受発注管理の中心を担える事務職を目指します。
経験者は「同じ仕事を続けたい」ではなく、「今より広い業務・違う業務ができる会社だから」という会社選びの理由を前に出します。
営業事務を志望する例文
前職の営業アシスタント業務では、5名の営業担当の見積作成と納期調整を担当し、月120件の受注処理を納期遅れなく進めてきました。貴社の営業事務は取引先との直接のやりとりを含むと伺い、社内の調整だけでなく顧客対応も担える事務職として成長したいと考え志望しました。
経理事務を志望する例文
一般事務として勤務しながら日商簿記2級を取得し、現職では請求書の仕訳入力と支払処理を月100件担当しています。貴社の経理事務は月次決算の補助まで担当範囲に含まれると求人で知り、決算業務を一通り経験できる環境で経理の専門性を高めたいと考えました。
例文を自分用に書き換える手順
例文を自分のものにする手順は3段階です。まず、例文の中の数字（件数・年数・人数）をすべて自分の実績に置き換えます。数字が無い経験なら「毎日」「週3回」のような頻度でも構いません。次に、「受注入力から請求書発行まで」のような業務名を、応募先の求人票に書かれている業務名に差し替えます。最後に、入社後にやりたい業務を、その会社の求人票か事業内容に実際にある業務にします。この3段階を踏むと、例文の骨組みは残っても文章は自分と応募先にしか当てはまらないものになります。
経理の場合、簿記の級と現職で触れている会計業務の名前を具体的に書くと、採用側が任せられる範囲を判断できます。経理を含む職種別の志望動機の書き分けは転職の志望動機、職種別テンプレにもまとめています。
事務の志望動機で落ちるNG例と直し方
結論は、落ちる志望動機の大半は「応募者の都合」だけを書いていて、会社側の得が書かれていないというものです。ハローワークのガイドが避けるよう求めている「貴社の社風に魅力を感じた」型の表現も、会社側の得が無いという意味で同じ問題を抱えています。
事務の志望動機で避けたい5つの書き方
- 「安定して長く働けそうだから」— 応募者の都合だけで、会社に何を返すかが無い
- 「残業が少なく、土日休みだから」— 条件は志望動機ではなく、確認事項として面接で聞く
- 「人と接するのが苦手で、事務なら向いていると思った」— 消去法に読める。事務にも電話・来客対応がある
- 「貴社の社風に惹かれた」「将来性を感じた」— 具体性がなく、どの会社にも送れる文章に見える
- 「未経験ですが一生懸命頑張ります」— 意欲の表明だけで、何ができるかの根拠が無い
使い回しはなぜ見抜かれるのか
採用担当は同じ時期に何十通もの志望動機を読みます。「貴社の社風」「将来性」「安定」「正確さ」という語だけで構成された文章は、会社名を入れ替えても成立するため、読んだ瞬間に使い回しだと判断されます。逆に、求人票にしか書かれていない業務名や募集背景が1つでも入っていれば、その会社のために書いたと伝わります。差がつくのは文章の巧さではなく、固有の情報を1つ入れたかどうかです。
「安定志向」を書きたいときの直し方
安定を求めること自体は自然です。書くなら、「長く働く前提だからこそ、受発注から請求までの流れを覚え、将来的に業務の中心を担いたい」のように、長く働く意思を身につけたい業務の形に翻訳します。会社側は「長く居てくれる人」ではなく「長く居て戦力になる人」を探しています。
「条件」を書きたいときの直し方
勤務時間や休日は、志望動機に書かず、面接の逆質問か内定後の条件確認で聞きます。志望動機に条件を書くと、「条件が変わったら辞める人」という印象を与えます。家庭の事情で時間の制約がある場合は、志望動機ではなく履歴書の本人希望欄に事実だけ書きます。
「消去法」に見えるときの直し方
「営業がつらかったから事務に」は、前職の否定に読まれます。営業で得た調整力や数字への感覚を「事務で生かせる」と前向きに置き直し、なぜその会社の事務なのかを求人票の内容で補います。事務が自分に向いているか迷っている段階なら、事務が向いてないと感じる人の特徴と適職の見つけ方を先に読んでから書き始めたほうが、志望動機の軸が定まります。
事務の志望動機をAI添削で仕上げる手順
結論は、AIには「書かせる」のではなく「自分の材料を渡して直させる」のが正しい使い方だということです。経験や実績をAIに補わせると事実と違う文章になり、面接で崩れます。逆に、材料がそろっていれば、AIは構成の抜けと抽象的な表現を素早く指摘してくれます。
手順1: 材料を自分で書き出す
要素1〜3の材料（求人票で目に留まった点、前職の行動と数字、入社後にやりたい業務）を箇条書きにします。ここは自分で書きます。会社名や取引先名など固有名詞は、AIに渡す前に「A社」「取引先B」のように伏せ字にしてください。
手順1の補助: 求人票から「要素1」の候補を拾わせる
求人票のどこを理由にすればいいか分からない場合は、求人票の文面をAIに渡して候補を出させると、自分では見落としていた点が拾えます。ここでもAIに志望動機そのものは書かせません。
次の求人票の文面から、応募者が「なぜこの会社の事務なのか」を書くときに理由にできそうな
具体的な点を5つ抜き出してください。それぞれについて、
「求人票のどの記述に基づくか」と「応募者がどんな経験を持っていればその理由と結びつくか」を1行ずつ書いてください。
志望動機の文章そのものは書かないでください。
【求人票】
（求人票の業務内容・募集背景・会社の事業内容を貼る。会社名は「A社」に置き換える）
出てきた5つのうち、自分の経験と結びつくものを1つ選び、要素1の材料にします。
手順2: 添削プロンプトで構成と表現を確認する
以下のプロンプトはChatGPTでもClaudeでもそのまま使えます。
あなたは事務職の採用担当者です。次の志望動機を読み、以下の3点を採点してください。
1. 「なぜこの会社か」が求人票の具体的な内容と結びついているか（5点満点）
2. 「何で貢献できるか」が数字や具体的な場面で示されているか（5点満点）
3. 「どう働き続けたいか」が身につけたい業務の形で書かれているか（5点満点）
各項目について、点数、その理由、改善案を1つずつ書いてください。
文章を書き直すのではなく、私が直すべき箇所を指摘するだけにしてください。
また、応募者の都合だけを書いている箇所、どの会社にも送れる抽象的な表現があれば、その部分を引用して指摘してください。
【求人票の要点】
- 業務: 受注入力、請求書発行、電話・来客対応
- 募集背景: 事務担当の増員
- 会社: 産業機械の部品商社、従業員50名
【志望動機】
（ここに自分で書いた志望動機を貼る）
出力で「抽象的」と指摘された箇所を、自分の事実で置き換えます。AIが提案した表現をそのまま使うと文体が浮くので、指摘だけを受け取り、書き直しは自分で行います。
手順3: 面接で話せるか確認する
仕上がった志望動機を、次のプロンプトで「深掘り質問」に変換し、口頭で答えられるか試します。
次の志望動機を読んだ面接官が、内容を確かめるために聞きそうな質問を5つ作ってください。
特に、書かれている数字や実績の裏付けを確かめる質問と、
「なぜ他社ではなくこの会社なのか」を確かめる質問を含めてください。
【志望動機】
（ここに志望動機を貼る）
答えに詰まる質問があれば、その部分は志望動機から削るか、答えられる事実に書き換えます。志望動機は書類ではなく、面接で話す原稿だと考えると、盛った表現は自然に減ります。
AIの出力をそのまま使うと起こること
AIに志望動機を丸ごと書かせると、「貴社の事業に深く共感し」「持ち前の几帳面さを生かし」のような、整っているが誰にでも当てはまる文章になりがちです。これは避けたい書き方の4つ目「抽象語だけ」と同じ問題で、AIで作った文章が通りにくい理由もここにあります。また、AIは足りない情報を自然な文で補うため、担当していない業務や実際と違う件数が紛れ込むことがあります。面接で「この件数の根拠は」と聞かれて答えられなければ、書類全体の信用が落ちます。AIは添削と質問生成に限定し、事実を書く役割は自分に残してください。
AIを使うときの注意
個人情報保護委員会は生成AIサービスの利用について、入力した内容が学習に使われる可能性があるとして注意喚起（2023年）を出しています。自分の氏名・住所・現職の会社名・取引先名は入力しないか伏せ字にし、AIの出力を提出前に必ず自分で読み直してください。志望動機に書く事実は、あなた自身が責任を持つ内容です。
まとめ
事務の志望動機は、「なぜこの会社か」「何で貢献できるか」「どう働き続けたいか」の3つに具体的に答えることで、応募が集まる事務職の中でも使い回しに見えない文章になります。未経験なら前職の事務に近い行動と数字、経験者なら会社選びの理由、営業事務なら調整力、経理事務なら簿記と会計業務の名前を軸にしてください。
落ちる志望動機は、安定・条件・消去法・抽象語・意欲だけ、の5つに集約されます。AIは材料を渡して添削と深掘り質問に使い、書き直しと最終確認は自分で行う。この分担を守れば、AIは書類の質を上げる道具になります。
シゴトのホント編集部
事務の志望動機で差がつくのは文章力ではなく、求人票をどれだけ読み込んだかです。1社分の求人票を材料にして書いた志望動機は、他社には送れません。それが、採用担当が求めている「使い回しでない」証拠になります。
参照ソース
- 応募書類の作り方 パンフレット（ハローワークインターネットサービス・厚生労働省） — 志望動機で「なぜその会社か・何を生かせるか・どう役に立ちたいか」を具体的に書く、一般的な表現を避ける、という指針
- 一般事務 - 職業詳細（職業情報提供サイト job tag・厚生労働省） — 一般事務の業務内容（書類作成、メール対応、伝票管理、データ入力など）
- 一般職業紹介状況（令和8年3月分及び令和7年度分）（厚生労働省） — 2025年度平均の有効求人倍率1.20倍と、事務的職業がこれを下回る状況
- 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（個人情報保護委員会） — 生成AIに個人情報を入力する際の注意
